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Papierloses Büro: Schon Realität oder immer noch Wunschvorstellung?

CELLE. Das papierlose Büro erfreut sich heute als Konzept großer Beliebtheit – auch in Unternehmen in der Region Celle und Umland. Wie der Name bereits verrät, handelt es sich hierbei um eine Arbeitsumgebung, in der fast vollständig auf analoge Dokumente verzichtet wird. Es stellen sich nun viele Menschen die Frage, ob und wie es überhaupt möglich ist, eine solche Idee umzusetzen. Diesbezüglich bietet dieser Artikel eine Hilfestellung. Es kann sich der Leser hier über die Eigenschaften des papierlosen Büros sowie zu dessen Umsetzbarkeit informieren.

Die wichtigsten Kennzeichen des papierlosen Büros im Überblick

Beim papierlosen Büro findet nahezu alles digital statt. Dies gilt auch für das Hinterlegen und Abspeichern von Dokumenten. Anwender setzen hier also nicht mehr auf sperrige Akten oder das langwierige Ausdrucken von Schriftstücken und damit geht eine große Platzersparnis einher. Auch lassen sich digitale Dokumente zumeist leichter finden und durchstöbern. Auch ist es den betreffenden Personen dadurch möglich unnötige Druckkosten zu sparen. Es stellen sich aber einige Personen – ganz zu Recht – die Frage, ob sich ein papierloses Büro vollständig umsetzen lässt?

Das virtuelle Büro – eher Fiktion, als Realität

Während sich das virtuelle Büro zumindest teilweise durchaus umsetzen lässt, so ist eine vollständig papierlose Umgebung heute einfach noch nicht realistisch. Es gibt immer noch Dokumente, die manuell zu unterzeichnen sind. Von ihnen ist das Original oder die Kopie an einem sicheren Ort aufzubewahren. Außerdem ist es nicht empfehlenswert wichtige Akten ausschließlich virtuell zu sichern, denn sollte es zu einem technischen Problem kommen, könnten die Dokumente verloren gehen. Es kann im Büroalltag durchaus ratsam sein viele Schritte auf virtuellem Wege zu erledigen, allerdings ist ein vollständig papierloses Büro heute noch nicht realistisch. Unternehmen, die Druckkosten sparen wollen, sollten eher ihr persönliches Druckverhalten überprüfen oder z.B. über erschwingliche Tintenpatronen für ihren Drucker nachdenken.

Die Vor- und Nachteile des papierlosen Büros im Blick

Anklang findet die Idee des papierlosen Büros, weil mit ihr natürlich einige Vorteile verbunden sind. So ist hierbei vor allem die Platzersparnis zu erwähnen. Denn gibt es keine Akten, braucht es keinerlei Regale oder spezielle Räume, in denen diese zu verstauen sind. Auch ersparen sich Anwender das zeitintensive Ausdrucken von Dokumenten und damit geht des Weiteren eine Kostenersparnis einher. Zudem lassen sich virtuelle Dokumente leichter auffinden, sortieren und teilen. Wird ein Dokument aber nur digital gespeichert, ist damit immer auch ein Risiko verbunden. Dies gilt vor allem dann, wenn ein technisches Problem vorliegt und kein Zugriff auf den Akt möglich ist. Zudem muss das betreffende System unbedingt mit einem Schutz ausgestattet sein – nur so sind Anwender vor Angriffen durch Hacker sicher. Damit sind wiederum Mehrausgaben für Unternehmen verbunden.

In welchen Bereichen lässt sich auf analoge Dokumente verzichten?

Geht es um die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander, kann oft auf Ausdrucke verzichtet werden. Auch kleine Dokumente und Präsentationen müssen nicht ausgedruckt werden. Doch handelt es sich um wichtige Akten, die im Original vorhanden sein müssen, darf man niemals auf eine analoge Kopie verzichten. Auch ist es nicht überall möglich, digitale Dokumente auf virtuellen Speicherplätzen abzurufen. Denn dazu ist zumeist eine funktionierende Internetverbindung vonnöten. Personen, die nicht immer online sein können, wollen das betreffende Schriftstück unter Umständen bei sich haben. Eine Kombination aus papierloser Arbeitsweise mit analogen Akten liefert heute die größtmögliche Flexibilität.

Fazit – eine neue Herangehensweise an die Arbeitswelt

Büros können heute weitgehend auf analoge Dokumente verzichten. Allerdings zahlt es sich noch immer aus, wichtige Akten auszudrucken und im Unternehmen zu lagern. Auf diese Weise wird im Arbeitsalltag für ausreichend Flexibilität gesorgt.






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