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Kleine Stellschrauben – großer Effekt: Digitalisierung verändert gezielt den Unternehmensalltag

  • Service

Die Digitalisierung ist eine Herausforderung für viele Unternehmen und bietet gleichzeitig enorme Chancen. Gerade kleine und mittlere Betriebe verpassen Trends und sind, was die Einführung digitaler Innovationen betrifft, oft im Nachteil gegenüber größeren Mitbewerbern. Dabei ist der schwerste Punkt bei der Digitalisierung meist nicht die Investition in neue Technik, sondern ein Paradigmenwechsel bei der Einstellung. Eine Analyse anhand von Beispielen.

Abschied vom Papier – die Zukunft ist digital

Digitalisierung hat vor allem das Potenzial, Kosten zu senken und Prozesse zu vereinfachen. Das ist beim Umstieg auf ein papierloses Büro besonders gut sichtbar. Die elektronische Aktenführung kommt inzwischen schon in der Verwaltung an. Es gibt also keinen Grund, diese Form der Digitalisierung aufzuschieben.

Ein solcher digitaler Wandel im Betrieb ist faktisch für alle Arten von Unternehmen interessant. Vom Abfallentsorgungsunternehmen bis zum Zahnarzt, Papier gibt es in jedem Unternehmen. Die papierlose E-Rechnung ist für deutsche Unternehmen im B2B-Bereich ab 2028 Pflicht. Unternehmen sind also früher oder später sowieso mit der Einführung eines solchen Systems konfrontiert.

In der Regel kommt ein zentrales System für die Verwaltung aller Vorgänge zum Einsatz. Dieses bietet auch die Möglichkeit, noch in Papierform eingehende Dokumente direkt in digitale Dokumente zu wandeln. Hier sind dann alle Akten, Briefe, Rechnungen und andere Dokumente in digitaler Form gespeichert. Ähnlich wie bei einer E-Mail-Adresse hat jede Person im Unternehmen einen eigenen Posteingang, wo die Informationen in Echtzeit eintreffen. Auch abgelegte Vorgänge sind in Sekunden erreichbar, ganz im Gegenteil zum klassischen Papierarchiv.

Jederzeit die Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur haben

Moderne IT-Infrastrukturen werden immer komplexer. So gibt es neben den lokalen Systemen viele Cloud-Dienste und dazu noch eine wachsende Anzahl an Endpunkten, die sich zudem oftmals außerhalb des Unternehmensnetzwerks bewegen. Die Kontrolle darüber zu behalten, ist zeitaufwendig. Außerdem kann der Überblick verloren gehen, wenn die Strukturen zu vielschichtig werden.

Mit den passenden Tools behalten Unternehmen jedoch den Überblick über die eigene IT-Infrastruktur. Dafür ist ein RMM Agent konzipiert. RMM steht für Remote Monitoring and Management. Dies bezeichnet die Kontrolle und Verwaltung aus der Ferne. Alle Systeme im eigenen Netzwerk werden in dieser Software koordiniert. Das gelingt über das Internet und mit einer einzigen, zentralen Benutzeroberfläche. Die IT-Verwaltung wird so deutlich vereinfacht, da alle relevanten Informationen übersichtlich an einem Punkt im Dashboard zur Verfügung stehen.

RMM-Lösungen für die Endpunktverwaltung wie NinjaOne gehen noch einen Schritt weiter. Diese Anwendung bietet erweiterte Funktionen für das Patch-Management und die Bereitstellung von Software. Soll eine neue Anwendung auf den Systemen im Unternehmen installiert werden, gelingt dies aus der Ferne mit einem Klick und gezielt auf den gewünschten Rechnern. Gleiches gilt für Patches, Updates und ähnliche Aktualisierungen.

Künstliche Intelligenz jetzt nutzen

Bei der Digitalisierung ist es wichtig, aktuelle Trends zu beobachten und möglichst schnell in die eigenen Strukturen zu integrieren, sofern sinnvolle Lösungen zur Verfügung stehen. Eine dieser Schlüsseltechnologien ist die Künstliche Intelligenz. KI hat das Potenzial, dem Menschen arbeitsintensive sowie repetitive Aufgaben abzunehmen.

Wichtig hierfür sind die passenden Anwendungen. Diese müssen nicht immer als teure Lösungen eingekauft werden. Es gibt inzwischen die Alternative, mit Plattformen wie Microsoft Azure oder Copilot eigene KI-Anwendungen zu erstellen. Dies ist gerade für kleine und mittlere Unternehmen eine optimale Lösung, um mit minimalem Budget individuelle KI-Anwendungen für den eigenen Betrieb zu erstellen.

Foto: geralt / Pixabay

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