Vorteile und Nachteile von Desk Sharing

Die New Work hat in den letzten Jahren zu einem großen Wandel der Arbeitswelt geführt. Inzwischen bieten viele Unternehmen das Arbeiten im Home-Office oder aus Coworking-Spaces in anderen Städten an. Traditionelle Büros, in denen jeder Mitarbeiter einen festen Schreibtisch hat, gehören damit ebenfalls in vielen Firmen der Vergangenheit an. Stattdessen gewinnt das neue Bürokonzept Desk Sharing an Bedeutung. Doch was ist Desk Sharing überhaupt und welche Vor- und Nachteile hat die Organisationsform?

Desk Sharing kommt aus der Marine

Die Grundidee des Desk Sharing kommt aus der Marine, auf deren Schiffen nie alle Matrosen gleichzeitig schliefen. An Bord der Schiffe gab es deshalb weniger Betten als Besatzungsmitglieder und die Matrosen suchten sich beim sogenannten Hot Bunking flexibel ein freies Bett aus, wenn sie schlafen wollten.

Anschließend haben Unternehmen aus dem Silicon Valley das Konzept übernommen und daraus das Desk Sharing entwickelt. Das Bürokonzept, das auch Hot Desking, Flexible Office und Shared Desk bezeichnet wird, sieht vor, dass sich Mitarbeiter bei ihrem Eintreffen im Büro selbstständig einen freien Schreibtisch aussuchen.

Organisation beim Desk Sharing

Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (Fraunhofer IAO) zeigt, dass Desk Sharing die Zufriedenheit und die Leistung der Mitarbeiter erhöhen kann. Ob das Konzept in einem Unternehmen den gewünschten Erfolg bringt, hängt primär von der Organisation ab.

Experten empfehlen deshalb, eine spezielle Desk Sharing Software zu verwenden. In Deutschland ist vor allem die Desk Sharing App Haltian Empathic Building beliebt, mit der Mitarbeiter per Handy oder Computer einen freien Schreibtisch buchen können. Das simple Buchungssystem ermöglicht es zudem, bevorzugte Räume und Schreibtische zu definierten und so beim Eintreffen im Büro schnell den individuell passenden, freien Schreibtisch zu finden.

Außerdem kann das Management dank Haltian Empathic Building stets beobachten, wie hoch die Auslastung der Schreibtische ist und ob deren Anzahl dem tatsächlichen Bedarf entspricht. Es ist somit nicht überraschend, dass nahezu alle Unternehmen, bei denen bereits Desk Sharing zum Einsatz kommt, für die Organisation ein spezielles Tool nutzen.

Vorteile von Desk Sharing

• Feste Schreibtische sind laut einer Studie der DZ Bank nur zu etwa 65 Prozent ausgelastet. Durch Desk Sharing kann die Anzahl der Schreibtisch deutlich reduziert werden. Dies spart Kosten für die Büroausstattung und Miete. Besonders in teuren Städten lohnt sich Desk Sharing also finanziell.

• Die flexiblen Arbeitsplätze verbessern die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Vor allem in größeren Projekten, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, kann das flexible Zusammensetzen die Ergebnisse verbessern.

• Viele Menschen empfinden beim üblichen Büroalltag oft Lethargie und Demotivation. Durch das Desk Sharing kommt etwas Abwechselung in den Arbeitsalltag, weil die Sitznachbarn und der Arbeitsplatz oft wechseln. Desk Sharing kann somit die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

• Desk Sharing reduziert Hierarchien, wenn auch Vorgesetzte und Führungskräfte keinen festen Schreibtisch mehr haben. Laut Erfahrungsberichten aus Unternehmen kann dadurch der Zusammenhalt im Team steigen und die Arbeitsatmosphäre wird entspannter.

Nachteile von Desk Sharing

• Desk Sharing kann unter Mitarbeitern zu Konkurrenzdenken bei der Arbeitsplatzwahl führen. Es kann somit dazu kommen, dass einige Mitarbeiter sich benachteiligt fühlen, weil sie das Empfinden haben, an einem „schlechteren“ Arbeitsplatz sitzen zu müssen. Dies kann zu Stress, Demotivation und einer geringeren Produktivität führen.

• Bei einigen Mitarbeitern kann Desk Sharing zu Unsicherheit führen, weil sie das Prinzip nicht mögen und lieber einen eigenen Schreibtisch hätten. Besonders oft tritt dieses Problem bei sehr introvertierten Menschen auf, für die das Desk Sharing ein signifikanter Stressfaktor ist.·        Desk Sharing ist mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden, weil die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz jeden Tag neu einrichten müssen. Es geht dadurch ein Teil der Arbeitszeit verloren, in der die Mitarbeiter bei festen Arbeitsplätzen bereits gewesen wären.

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