Wann lohnt sich Power BI (Business Intelligence)?

In der heutigen Zeit ist es besonders wichtig, dass Unternehmen exakte Analysen durchführen. Das Sammeln von Daten ist schon längst kein Problem mehr. In allen Bereichen lassen sich exakte Daten erheben und in Form von Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken speichern. Doch was soll mit all den gesammelten Daten geschehen? Um sie manuell auszuwerten, sind es meistens deutlich zu viel. Dabei wird nicht nur der Überblick schnell verloren, sondern es kommen zumeist keine brauchbaren Ergebnisse heraus. Genau dann kommt Power BI ins Spiel. Zunächst sollte vielleicht etwas näher erklärt werden, was Power BI überhaupt ist und was es kann.

Power BI steht für Business Intelligence

Power BI ist ein Bestandteil der Office Suite Microsoft 365 in der Business Variante. Die Abkürzung BI steht für Business Intelligence. Ob ein Unternehmen erfolgreich ist, lässt sich im Grunde genommen ganz einfach daran erkennen, welche Einkünfte es generieren kann. Doch diese Daten geben keinen Aufschluss darüber, in welchen Bereichen die höchsten Einnahmen generiert werden und in welchen Bereichen Verluste gemacht werden. Erkenntnisse daraus können nur durch die Sammlung zahlreicher Daten gewonnen werden, die dann später exakt analysiert und auszuwerten sind.

Power BI ist recht flexibel. Mit dieser Software lassen sich Daten aus Excel-Tabellen, Access-Datenbanken und Web-Services sammeln und auswerten. Die Auswertungen lassen sich in übersichtlichen Grafiken darstellen. Derartige Visualisierungen sind deutlich übersichtlicher als lange Zahlenkolonnen. Zudem kann eine Anpassung in Echtzeit erfolgen. Ist eine Visualisierung angefertigt worden, ändert sie sich sofort, wenn an einer Datenquelle Veränderungen vorgenommen werden. Dann passt sich nicht nur die Auswertung in Echtzeit an, sondern auch die grafische Darstellung.

Welchen Nutzen bietet dieses Tool?

Da sich in einem Unternehmen sämtliche Bereiche analysieren und auswerten lassen, können daraus Rückschlüsse für zukünftige Entscheidungen getroffen werden. Beispielsweise könnte in Betriebszweigen mit schlechteren Ergebnissen über eine Umstrukturierung nachgedacht werden. Da auch Anpassungen in Echtzeit möglich sind, lassen sich diverse Veränderungen recht einfach simulieren. Das könnte dazu führen, dass die betrieblichen Entscheider auf einfacher Art und Weise herausfinden können, an welchen Stellschrauben gedreht werden sollte, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt besteht darin, dass sich die Auswertungen sowie die grafischen Darstellungen mühelos teilen lassen. Sie können in OneDrive oder in SharePoint abgelegt werden. Dann hätten sämtliche Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen jederzeit einen Zugriff darauf. Es gibt auch Power BI Apps, die sich auf mobile Endgeräte mit iOS oder Android installieren und nutzen lassen. Dadurch haben auch Mitarbeiter jederzeit einen Zugriff auf die betrieblichen Auswertungen, die sich in anderen Regionen oder Ländern aufhalten.

Eignet sich Power BI nur für große Konzerne?

Diese Software kann unabhängig von der Größe des Unternehmens eingesetzt werden. Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon. Jedes Unternehmen, das genauere Erkenntnisse über die betrieblichen Kennzahlen haben möchte, kann Power BI einsetzen und sinnvoll nutzen. Es ist sinnvoll, diese Software auch dann einzusetzen, wenn das Unternehmen gut läuft und die Einnahmen stimmen. Damit kann dann rechtzeitig erkannt werden, wenn es in dem einen oder anderen Bereich zu schwächeren Ergebnissen kommt. Je eher gegengesteuert wird, desto besser ist es meistens für den Betrieb. 

Welche Unternehmen sollten Power BI einsetzen?

Diese moderne Software eignet sich für jedes Unternehmen, das genauere Analysen der betrieblichen Daten aufstellen möchte. Es bietet einen günstigen Einstieg in die Business Intelligence und lässt sich recht leicht erlernen. Um die Daten möglichst präzise auswerten zu können, müssen sich die Betriebsleitung sowie wichtige Mitarbeiter zunächst ein wenig mit der Nutzung dieser Software befassen. Da nicht in jedem Unternehmen genug Zeit für die Einarbeitung in neuen Techniken zur Verfügung steht, kann auch ein Power BI Dienstleister damit beauftragt werden. Das ist für die meisten Betriebe vorteilhaft, weil durch die externe Datenerfassung und Auswertung auf jeden Fall ein neutrales und damit aussagekräftiges Ergebnis zur Verfügung gestellt wird. Zudem lässt sich die ganze Zeit für die Einarbeitung sparen. Da die Auswertungen von erfahrenen Profis durchgeführt werden, sind sie sehr präzise und können für betriebliche Entscheidungen herangezogen werden.

Warum sollten die betrieblichen Daten nicht mehr wie früher ausgewertet werden?

Es gibt einige Betriebsleiter, die lieber die Daten wie in der Vergangenheit auswerten möchten. Doch die veralteten Methoden zur Gewinnermittlung sowie Rentabilitätsanalysen stoßen in der heutigen Zeit an ihre Grenzen. In der heutigen Zeit spielen nicht nur die Ausgaben und die Einnahmen wichtige Rollen. Inzwischen gibt es folgende Themen, die von besonderer Bedeutung für jedes Unternehmen sind. Dazu gehören unter anderem:

• E-Mail-Marketing
• Social-Media-Marketing
• Suchmaschinenmarketing
• Ressourcenmanagement
• Customer-Relationship-Management

Alle diese Punkte müssen in eine betriebliche Wirtschaftsanalyse mit einfließen. Dadurch lässt sich recht schnell erkennen, welche dieser Möglichkeiten unwirtschaftlich sind und daher noch weiter optimiert werden müssen. Ein großer Vorteil besteht darin, dass Power BI perfekt mit ERP- und CRM-Systemen zusammenarbeitet. Die anfallende Datenmenge ist mittlerweile so groß, dass eine konventionelle Auswertung gar nicht mehr möglich ist. Mit Power BI ist es jedoch kein Problem. Mit dieser Software können sehr große Datenmengen in Echtzeit analysiert und ausgewertet werden.

Die richtigen Schlüsse aus den Ergebnissen ziehen

Die Auswertungen, die mit Power BI durchgeführt wurden, sollten dann auch dazu genutzt werden, wichtige Entscheidungen zu treffen. Betriebsfelder, in denen keine guten Ergebnisse erzielt werden, können entweder verstärkt ausgebaut oder komplett aufgegeben werden. Das hängt immer davon ab, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Deshalb müssen Entscheidungen jeweils im Einzelfall erfolgen. Pauschale Handlungsaufforderungen gibt es natürlich nicht.

Zusammenfassung

Insbesondere im E-Commerce fallen täglich zahlreiche Daten an, die das betriebliche Ergebnis beeinflussen können. Aufgrund der Vielfalt und der Menge ist eine konventionelle Auswertung kaum noch möglich. Deshalb ist Power BI eine große Hilfe. Diese Software kann mit Daten aus Excel-Dateien, Access-Datenbanken und verschiedenen Web-Services gefüttert werden. Es erfolgt eine Auswertung sowie eine grafische Aufbereitung der Ergebnisse. Dadurch helfen sie dem Unternehmen, wichtige Entscheidungen zu treffen.

Foto: geralt / Pixabay