Bürokratieabbau: Mit Sprache den ersten Schritt machen

Zu Jahresbeginn häufen sich die Anrufe bei Verbraucherzentralen: Bürger suchen Hilfe, um die komplexen und oft unverständlichen Schreiben von Behörden und Finanzinstituten zu verstehen. Experten zeigen in einem aktuellen Artikel auf BR24, wie Deutschland durch verständliche Sprache Bürokratie abbauen, Menschen gleich behandeln und das Wachstum beschleunigen kann.

Komplizierte Behördensprache: Nicht mehr zeitgemäß

„Warum ist Behördensprache oft so unverständlich?“ Diese Frage stellt sich nicht nur der Laie, sondern auch Experten. Früher sollten Texte oft nur einer elitären Schicht zugänglich sein, erklärt Christine Möhrs vom Leibniz-Institut für Deutsche Sprache auf BR24¹. Heute sind zwar solche Barrieren nicht mehr beabsichtigt, dennoch bleibt die Sprache oft unzugänglich.

Zeit und Geld sparen durch einfache Rechtssprache

Gidon Wagner von WORTLIGA sagt auf BR.de²: „Untersuchungen aus den USA zeigen, dass Sprache genauso rechtssicher ist, wenn sie verständlich geschrieben ist. Einfachere Rechtssprache kann Behörden zudem Zeit und Geld sparen.“

Ein Beispiel:

Die US-Verwaltung für Veteranenleistungen (VBA) formulierte einen ihrer Standardbriefe klarer. Darauf verbesserte sich die Antwortrate drastisch und sparte 4,4 Millionen US-Dollar an Personalkosten.³ 
Im Brief wurden Veteranen gebeten, ihre Begünstigtenliste zu aktualisieren. Vorher antworteten nur etwa 43 % der angeschriebenen Veteranen. Nach der Überarbeitung antworteten 65 %. Dadurch musste die Verwaltung weniger Zeit aufwenden, um Begünstigte zu finden und zu kontaktieren, wenn keine gültige Liste vorlag.

Verständliche Sprache vermeidet Rückfragen und beschleunigt Prozesse

Auch der Wirtschaft schadet die komplizierte Verwaltungssprache. „Das Verstehen und Befolgen komplizierter Vorschriften und Anträge kostet Zeit und Ressourcen, die Unternehmen stattdessen für das Wachstum einsetzen könnten“, sagt Wagner. Eine WORTLIGA-Studie hat jüngst ergeben, dass 40 Prozent der Texte auf Websites von deutschen Mittel- und Großstädten schwer verständlich sind.

Die Bedeutung von verständlicher Sprache betont auch Ute Helfferich vom Projekt „Verbraucher stärken im Quartier“ des Verbraucherzentralen Bundesverbandes.⁴ Viele Menschen würden die Briefe von Ämtern nicht verstehen, was zu Missverständnissen und Fristüberschreitungen führe.

Bürokratie abbauen mit klarer Sprache: Wie ein Wechsel gelingen kann

Das Ziel sollte sein, Fachvokabular so weit wie möglich zu reduzieren. „Kürzere Sätze, persönliche Ansprache und der Gebrauch von Verben statt Substantiven führen zu größerer Verständlichkeit“, sagt Wagner. 

Um Bürokratie abzubauen, müssen Behörden ihre Dokumente, Gesetze und Briefe gründlich überarbeiten. Wie können sie dieser Herausforderung begegnen? Tests mit Nutzern aus der Zielgruppe helfen, um Texte verständlicher zu machen. Im täglichen Gebrauch erleichtern Checklisten, Weiterbildungen, Dienstleister und Software zur Textanalyse die Vereinfachung von Texten. 

Wagner warnt vor Verlass auf künstliche Intelligenz wie ChatGPT: „Ämter sollten nicht einfach alles von KI umschreiben lassen.“ Das generieren neuer Texte reiche für Qualitätssicherung nicht aus. ChatGPT neige zu Fehlern und schreibe oft selbst unnötig komplex. Denn KI wird mit einer großen Zahl von Texten trainiert und übernimmt auch deren Schwachstellen. Als Unterstützung könne ChatGPT helfen, etwa, um Inhalte grob vorzubereiten.

Barrierefreiheitsstärkungsgesetz

Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, das 2025 in Kraft tritt, wird einfach verständliche Sprache zur Pflicht. Die WORTLIGA empfiehlt Organisationen und Behörden, bereits jetzt mit dem Umstieg auf Klartext zu beginnen. „Es ist ein Gewinn für alle: Die Bürger verstehen die Texte besser, Unternehmen haben weniger Wachstumshürden und Behörden sparen Ressourcen“, sagt Wagner.

Über WORTLIGA

Die WORTLIGA ist ein Anbieter für E-Learning. Sie entwickelt das Online-Tool „WORTLIGA Textanalyse“ und spezielle KI für verständliches Schreiben. Die Gesellschaft für deutsche Sprache e.V. empfiehlt die WORTLIGA Textanalyse für bürgerfreundliche Verwaltungssprache. Die kostenlose Version der Software ist erreichbar unter: https://wortliga.de/textanalyse/. Neben Software bietet WORTLIGA auch Schulungen und Online-Kurse an. Diese richten sich an Behörden und Unternehmen und zeigen, wie Mitarbeiter verständlich kommunizieren.

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Foto: Canva Studio / Pexels